Frédéric Gagnon, ing.
Vice-président Transformation numérique et usine intelligente chez Merkur
Ingénieur passionné par l’innovation, Frédéric travaille dans le secteur manufacturier depuis 20 ans. Dès ses débuts chez Merkur, il a contribué à des projets majeurs, notamment dans le développement de nouveaux produits, l’implantation et la conception de nouvelles technologies et l’amélioration des processus d’affaires.
Depuis 5 ans, il se spécialise dans l’accompagnement des entreprises manufacturières dans leur transition numérique et l’évolution de leur système de gestion.
Dans votre quotidien, peut-être avez-vous la responsabilité de coordonner des opérations de production et vous assurer que vos collègues travaillent bien en équipe pour transformer les objectifs stratégiques en actions concrètes ?
Si tel est le cas, il vous incombe de fournir les outils et l’environnement propices pour aider les membres de votre équipe à atteindre les objectifs d’excellence visés par l’entreprise. Ces outils, qui font partie intégrante de votre système de gestion des opérations, doivent remplir leur mission de dynamiser la communication et la collaboration pour qu’elles soient plus fluides, rapides et efficaces.
Dans cet article, Frédéric Gagnon, Vice-président transformation numérique et usine intelligente, vous donne quelques pistes stratégiques reconnues pour outiller vos équipes et aspirer à l’excellence opérationnelle.
1. Adopter des logiciels opérationnels pour remplir des fonctions spécifiques à la production
Les équipes de production manipulent chaque jour une très grande quantité d’information pour planifier les tâches à réaliser, régler des problématiques sur le plancher, coordonner la maintenance, etc. Le problème est que ces informations sont encore trop souvent supportées par de lourds fichiers Excel qui exigent maintenance et multiples opérations cléricales. Pour y remédier, il existe aujourd’hui un impressionnant choix de logiciels qui peuvent être intégrés à l’écosystème existant dans le but de remplir des fonctions spécifiques pour la production.
Les types de logiciels sont nombreux et plusieurs sont reconnaissables par leur acronymes (en anglais pour la plupart) : Advanced Planning System (APS), Manufacturing Execution System (MES), Warehouse Management System (WMS), Daily Management System (DMS), Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO), etc. Chaque logiciel se concentre sur des fonctions spécifiques à la production et ont comme objectif d’échanger des données pour faciliter la planification, la coordination, l’exécution et le contrôle des tâches.
La sélection du bon logiciel nécessite une approche méthodique et rigoureuse. Une fois déployés, ces logiciels opérationnels vous permettront d’automatiser plusieurs de vos processus et procédures. Vous y obtiendrez des gains importants en réduisant les erreurs humaines, en améliorant la visibilité et qualité des données échangées tout en gagnant en vitesse sur le traitement de ces informations.
Il est également bon de savoir que tous ces types de logiciels intègrent progressivement l’Intelligence Artificielle (IA), dont les usages font rêver, par exemple :
- La prévision des pannes d’équipement, pour réduire les temps d’arrêt et les coûts de maintenance
- La détection précise de défauts de production, pour augmenter le niveau de qualité des produits
- La suggestion des périodes idéales et des quantités optimales de matériel à commander selon nos historiques de consommations et de l’évolution des prix du marché
- Les formations et instructions de travail basées sur des scénarios réalistes
2. Bénéficier des bons outils pour améliorer la communication et la collaboration entre les équipes
De bons outils de communication et de collaboration apportent de nombreux avantages : l’information partagée est plus fiable, les délais de réponses entre les employés sont diminués, la contribution instantanée de chaque utilisateur favorise l’innovation, etc. Encore ici, les solutions sont très nombreuses et peuvent présenter des caractéristiques très différentes. Une combinaison de plusieurs solutions est généralement nécessaire dans l’organisation pour couvrir l’ensemble des besoins. D’autre part, un trop grand nombre de solutions disponibles pour un employé entraîne inévitablement de l’inefficacité dans les échanges d’information, ce qui est contre-productif.
Les outils de communication sont généralement divisés selon deux grandes catégories : synchrones et asynchrones.
Les communications synchrones réfèrent au temps réel, pour des échanges directs et rapides (Clavardage, Visioconférence, téléphone, etc.)
Les communications asynchrones désignent quant-à-elles les communications ne nécessitant pas de réponse immédiate et qui peuvent offrir plus de flexibilité (Courriels, Rapports, Messagerie, gestionnaire de tâches, etc.)
La communication et la collaboration doivent être soutenues par une bonne infrastructure de gestion documentaire dont le rôle est de stocker et de retrouver facilement des documents ou de l’information, de les partager avec les bonnes personnes.
Le choix des technologies de communication et de collaboration doit être pensé en fonction des besoins utilisateurs. Même pour ce type de technologie, il est recommandé d’élaborer un cahier de charges pour positionner les outils nécessaires les uns par rapport aux autres, et s’assurer qu’ils se complètent bien les uns aux autres. Vous éviterez ainsi la redondance, qui peut se traduire en surcoût, et gagnerez en efficacité sur les échanges et la collaboration entre les équipes.
3. S’inspirer des méthodologies de gestion de projet agiles
Faire face aux changements rapides et fréquents qui surviennent inévitablement dans les opérations de l’organisation nécessite une souplesse que peuvent apporter les méthodologies de gestion de projet agiles. Les méthodes Scrum et Kanban sont parmi les plus populaires.
La méthode Scrum permet de concentrer une équipe sur l’atteinte d’objectifs précis sur de courtes périodes de temps successives, les sprints (quelques jours à tout au plus quelques semaines). De courtes réunions régulières, qui pourraient être de 15 à 20 minutes par jour, permettent de suivre avec précision les tâches et le résultat obtenu, de faciliter l’évaluation de la charge et l’ajustement du travail.
La méthode Kanban se démarque par son côté visuel, puisque les tâches sont positionnées de manière très concrète à la vue de toute l’équipe en fonction de leur avancement dans le flux de travail (par exemple À faire, En cours, Terminée). La visualisation permet de comprendre rapidement où en sont les projets, d’identifier les goulots d’étranglement et de suivre les progrès en temps réel. Cette méthode s’applique aussi bien pour suivre un projet, qu’en amélioration continue de processus.
Appliquer des méthodologies de gestion agiles peut donc offrir des bénéfices intéressants : elles améliorent la flexibilité, la collaboration et l’efficacité pour réagir plus rapidement aux changements. Bien que leur mise en place puisse rencontrer des défis, une culture organisationnelle favorable, une formation adéquate et l’engagement des parties prenantes facilitent leur adoption et maximisent les avantages.
Conclusion
Partie intégrante de votre système de gestion des opérations, les échanges d’information et la collaboration doivent être fluides, rapides et efficaces pour aider vos équipes à atteindre l’excellence opérationnelle souhaitée.
L’adoption de logiciels spécialisés, la mise en place d’outils de communication efficaces et l’application de pratiques agiles peuvent apportent de nombreux bénéfices pour vos équipes et permettent de répondre plus rapidement aux besoins changeants des clients.
Vous souhaitez évaluer les possibilités de mettre en œuvre une ou plusieurs de ces stratégies ?
Chez Merkur, nos experts ont l’expérience pour vous accompagner dans cette démarche, grâce à une approche méthodique basée sur les besoins spécifiques de votre organisation. Contactez-nous pour en savoir plus !
