5 trucs pour bien planifier les opérations et adapter les processus dans votre usine durant la crise

Dans une situation comme celle que nous traversons, il est impératif de réagir de manière stratégique et de demeurer agile dans la gestion de ses opérations. Quoique cette période puisse être éprouvante tant pour vos équipes de gestion que d’opérations, nous vous conseillons de suivre ces 5 étapes faciles pour bien réagir en cas de crise.

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1. Créez un comité d’urgence (SWAT Team)

La création d’un comité d’urgence est la priorité. Ce comité est habituellement créé des gestionnaires de chacune des départements, mais il peut également y inclure des leaders internes en qui les équipes de plancher ont confiance. Il se rencontrera sur une base quotidienne et aura pour objectif de discuter des actions à très court et moyen terme pour faire face aux défis de la crise et réagir de façon pro-active pour en minimiser les conséquences. À chaque jour l’équipe analysera ensemble les nouvelles données économiques et sanitaires pour établir des scénarios autant pessimistes qu’optimistes qui serviront à guider l’organisation dans la gestion de ses employés, de ses clients et de ses fournisseurs. .

Une fois la situation stabilisée le comité devra se pencher sur les étapes qui mèneront vers une relance des activités.

2. Réinventez-vous!

C’est durant des crises importantes que l’on se réinvente. Prenez par exemple la crise inflationniste de la décennie 1970 ainsi que la crise économique de 2008 aux États-Unis qui ont donné naissance à des entreprises qui dominent aujourd’hui Silicon Valley.

Quoique votre modèle d’affaires soit déstabilisé temporairement, cela ne veut pas dire qu’il est désuet, il ne demande parfois qu’un ajustement. Utilisez ce temps d’arrêt pour réfléchir aux nouvelles tendances qui émergeront de la crise et comment votre entreprise devrait évoluer pour y répondre. Restez à l’affût d’opportunités (équipements, fournisseurs, clients, développement de produits, nouveaux marchés, etc.) qui vous permettront d’innover et de mieux performer dans votre secteur d’activités. Et si vous craignez le changement, surveillez vos compétiteurs car ils n’hésiteront peut-être pas à en profiter!

3. Communiquez avec vos clients et fournisseurs

Au Canada, la succession de la crise ferroviaire puis celle du COVID-19 a touché durement la chaîne d’approvisionnement de bon nombre d’entreprises manufacturières. La gestion des stocks, des fournisseurs et des livrables a été ébranlée et des actions doivent être prises rapidement.

Dans cette situation bien singulière, les entreprises touchées devraient avoir deux objectifs principaux : éviter les ruptures de stock et adapter ses opérations pour répondre aux enjeux de ses clients. Dans cet ordre d’idées, il est conseillé de conserver des canaux des communications ouverts tant avec les clients actifs que les acteurs de votre chaîne d’approvisionnement. Nous suggérons au minimum une communication hebdomadaire qui informe les parties prenantes concernées des mesures prises par votre entreprise pour faire face à la crise. Prenez aussi le temps pour vous questionner sur la robustesse de votre chaîne d’approvisionnement. Faite une cartographie de vos fournisseurs et analysez les risques des ruptures sur vos opérations. Un plan de contingence approvisionnement pourrait être nécessaire.

Selon la progression de la crise, les scénarios développés par l’équipe de gestion de crise pourront être appliqués et déployés auprès des clients et fournisseurs.

4. Soyez positifs, transparents et réguliers dans vos communications

En gestion de crise comme en relations publiques, la transparence est la clef. Qu’il soit question d’une réalisation ou bien d’une impasse, les employés et partenaires doivent être mis au courant des actions prises par votre SWAT Team. Cela réduit l’incertitude et contribue à bâtir un lien de confiance fort.

En plus du contenu, le contenant doit être étudié sérieusement. Le canal de communication est tout aussi important que le message lui-même. Alors que le communiqué de presse a une portée très large, il n’interpelle pas directement le groupe ciblé. Avant l’envoi d’une communication, nous conseillons d’évaluer l’objectif, l’importance et les conséquences dudit communiqué. Ces trois facteurs détermineront ensuite quel(s) canal(aux) sera(ont) à privilégier.

5. Contrôlez vos coûts et priorisez vos activités

Les coûts liés à vos opérations quotidiennes sont importants et ils se doivent d’être ajustés rapidement. Malheureusement, cet ajustement est bien souvent synonyme de mises à pied massives. Nous suggérons de sélectionner certaines ressources clefs qui permettront à l’entreprise de se réinventer durant cette pause temporaire.

Ce sont les actions clés que vous mettrez en place durant la crise qui vous permettront de sortir plus fort après la crise!

Merkur tend la main aux entreprises désireuses de réinventer leurs opérations manufacturières. Qu’attendez-vous ?

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