Eric Lorrain, ing.
Conseiller industrialisation chez Merkur
Eric Lorrain a œuvré près de 15 ans chez des équipementiers industriels avant de joindre Merkur. Curieux et polyvalent, il a réalisé des lignes de production pour des clients locaux et internationaux. Disposant d’un solide bagage en conception de machinerie ainsi qu’en résolution de problèmes, Eric dirige la mise en place d’actifs afin que les entreprises manufacturières obtiennent la capacité de production dont elles ont besoin au bon moment.
Vous envisagez un agrandissement d’usine et êtes en phase d’analyse ? Vous gérez un dossier d’augmentation de la connectivité de vos machines ou vous souhaitez développer un nouveau produit et êtes en phase d’avant-projet ? Tous ces scénarios sont des nouveaux projets et ont le point commun d’impliquer du changement. Qui dit nouveauté dit souvent imprévus !
Comment s’y préparer? Heureusement, il existe des approches éprouvées pour gérer les risques.
Dans cet article, notre expert Eric Lorrain, conseiller industrialisation chez Merkur, vous propose une définition des différents types de risques, ainsi qu’une méthode en 5 étapes permettant de les identifier, les analyser et planifier une réponse à ceux-ci afin d’en faciliter la maîtrise tout au long du projet !
Comment définissons-nous le risque?
Dans un premier temps, définissons ce qu’est un risque dans le domaine de la gestion de projets. Un risque correspond à un événement ou une situation dont la concrétisation, incertaine, aurait un impact négatif sur au moins un objectif du projet. Si l’impact était positif, on substituerait le terme « risque » par « opportunité »!
La notion d’incertitude est cruciale à la définition d’un risque. Si nous avons la certitude qu’un événement va se réaliser durant un projet, il ne s’agit plus d’un risque, mais bien d’une contrainte à adresser dans le plan de projet.
Pourquoi gérer les risques?
Dans le contexte d’un projet, gérer les risques consiste à les identifier, à les analyser pour ensuite, planifier des réponses pour faciliter la maîtrise au cours du projet. Il y a plusieurs bonnes raisons pour gérer les risques, en voici quelques-unes :
- Prendre conscience du projet dans un contexte élargi et minimiser les surprises (les fameuses « inconnues-inconnues »)
- Maximiser les chances d’atteindre les objectifs du projet et la bonne réalisation des livrables
- Pouvoir identifier systématiquement les risques les plus importants en termes de conséquences éventuelles pour le projet
- Disposer des mécanismes nécessaires pour que tous les intervenants du projet gèrent de façon rigoureuse et efficace les risques du projet
Il est important d’établir un mécanisme de gestion des risques tôt dans le projet lorsqu’on est le plus en mesure de les mitiger avant qu’ils se concrétisent typiquement lors de la phase exécution :
Gérer les risques en cinq étapes
Les gestionnaires de projets Merkur utilisent une approche en cinq étapes pour gérer les risques des projets qui leur sont confiés. Avant de débuter la démarche, il est bien avisé d’évaluer le niveau d’effort attendu de la part des commanditaires du projet. Ce niveau d’effort est typiquement proportionnel à l’envergure et à la criticité du projet.
1. Identifier les risques et leurs causes
L’étape d’identification des risques se réalise idéalement en équipe avec plusieurs parties prenantes, afin d’évaluer le projet selon une variété de points de vue et d’éviter la pensée de groupe. Par exemple, voici des catégories de risques qui méritent une attention, mais qui ont tendance à être parfois négligées :
- Environnement : Risque associé à des phénomènes environnementaux internes (eau, air, sols, bruits etc.), externes naturels (inondation, conditions climatiques) ou accidents externes (rupture d’une digue, incendie de proximité). Changements climatiques = nouvelles probabilités
- Financier : Risque associé à un mauvais état financier de la part du client ou du fournisseur, à la fluctuation du taux de change ou des prix, à un changement financier. Est-ce qu’un événement peut mettre en péril le volet « coût » du projet?
- Politique : Risque associé à un enjeu politique externe (changement organisationnel, partie prenante influente, etc.) ou gouvernemental (stabilité politique, élections, expropriation etc.). Est-ce que le projet a un volet international ? Existe-il une opposition ?
- Santé sécurité : Risque associé à un accident de travail ou à un non-respect des règlements en termes de santé et de sécurité. L’impact peut aller bien au-delà de l’événement initial, d’autant plus s’il est médiatisé.
2. Analyser les risques identifiés
La phase d’analyse sert à quantifier les risques identifiés lors de l’étape précédente, afin d’en faire ressortir les plus importants dans le cadre du projet en question.
Une méthode simple d’application consiste à calculer un indice de sévérité pour chaque risque en déterminant puis en multipliant les cotes pour deux facteurs :
- Probabilité que le risque se concrétise (ex. : sur une échelle de 1 à 5)
- Impact sur le projet si le risque se concrétise (1 à 5)
Selon l’évaluation de la tolérance des commanditaires du projet face aux risques, le gestionnaire de projet déterminera à partir de quel seuil de sévérité il adressera un plan de mitigation pour ceux-ci :
Classement des niveaux de sévérité des risques
3. Identifier les réponses appropriées pour maîtriser les risques les plus importants
Une fois les risques identifiés et analysés, la prochaine étape consiste à déterminer les réponses appropriées pour les risques nécessitant un plan de mitigation.
Les actions possibles pour répondre aux risques sont aussi variées que les risques eux-mêmes, mais elles peuvent être néanmoins regroupées dans quatre grandes catégories :
Dans l’essentiel, pour déterminer la réponse aux risques, il faut imaginer des actions qui vont réduire la probabilité (mesures préventives) et/ou l’impact (mesures de contingence) du risque considéré.
À la fin de cette étape, une bonne pratique consiste à regrouper l’identification, l’analyse et les réponses anticipées aux risques dans un seul tableau, soit un registre des risques, qui pourra être maintenu à jour tout au long du projet.
4. Mettre en œuvre les réponses retenues
Une fois le registre des risques établi, celui-ci sert de référence pour la mise en œuvre des actions en réponse aux risques. À ce stade, il s’agit de déterminer si et quand les actions doivent être entreprises :
- À partir du moment où le risque peut se présenter dans le projet
- En fonction du niveau de priorité selon l’indice de sévérité des risques
5. Suivre, évaluer, documenter, communiquer et archiver les risques tout au long du projet
Le registre des risques demeure un document vivant qui sert à suivre systématiquement les risques identifiés et évaluer l’efficacité du plan d’actions en réponse à ceux-ci. Il peut être diffusé aux parties prenantes au besoin.
De plus, le registre peut être utilisé pour documenter la surveillance des symptômes de risques tout au long du projet ainsi que pour identifier l’émergence de nouveaux risques ou bien mettre à jour les indices de sévérité au fur et à mesure que des nouvelles informations deviennent disponibles.
Retenez que les risques sont des événements incertains pouvant impacter négativement un ou des objectifs d’un projet et qu’il existe plusieurs bonnes raisons pour les gérer tôt dans le projet lorsque l’on est le plus en mesure de limiter leur impact.
Avec le processus de gestion en cinq étapes proposé plus haut, vous serez plus en mesure de maîtriser les risques qui sont un élément intrinsèque à la notion de projet, de maximiser vos chances de succès et éviter qu’un événement fâcheux perturbe les plans dans lesquels vous avez mis beaucoup d’efforts.
Merkur intègre la gestion des risques dans l’exécution de ses mandats et pourra vous accompagner en ce sens dans vos projets manufacturiers, augmentant ainsi vos chances de succès ! Nos experts certifiés PMP peuvent vous aider. Contactez-nous !
Si vous souhaitez en savoir plus sur les projets réalisés par Merkur, consultez nos réalisations !
