Dans un contexte de transformation et de volatilité du marché, de pénurie de main-d’œuvre et d’inflation, l’orientation stratégique de votre entreprise manufacturière peut changer rapidement. Les facteurs de priorités et le choix de vos projets en sont ainsi influencés.
Qu’ils visent à améliorer les opérations en place, à développer la stratégie d’entreprise ou, à se conformer aux exigences réglementaires, les objectifs de vos projets d’investissement varient en fonction de vos besoins.
Que ce soit le réaménagement d’usine, l’implantation de technologies informationnelles, d’usine intelligente, des projets de manutention, de logistique, d’automatisation, de santé et sécurité au travail ou encore, de développement de produits, les projets d’investissement peuvent être de diverses natures.
Vous envisagez d’entreprendre un projet de ce type et avez déjà identifié les différentes opportunités qui s’offrent à vous ? Il ne reste plus qu’à vous lancer ! Pour vous accompagner, nous vous présentons 10 facteurs clés de succès pour mener à terme ce projet d’investissement.
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1- Aligner le projet avec les priorités de l’entreprise
En premier lieu, avant de vous lancer, assurez-vous que votre projet d’investissement soit aligné avec vos priorités stratégiques. Ces dernières orienteront le type de projet dans lequel vous concentrerez vos efforts : projet de conformité, projet opérationnel ou projet stratégique. Garantir la pertinence du projet équivaut à garantir qu’il sera appuyé par l’organisation jusqu’à sa conclusion.
2- Définir la portée et les attentes par rapport au projet
Dans un second temps, avant de prendre des décisions d’investissement, cernez clairement dès le début la portée de votre projet et les attentes de l’entreprise par rapport à ce dernier. Définissez vos objectifs ainsi que les bénéfices attendus. Évaluez les machines, les équipements, les logiciels, les compétences et les formations nécessaires. Cela vous aidera à comprendre les ressources dont vous avez besoin et à justifier l’investissement auprès des décideurs. L’expérience démontre que de bien cerner les objectifs et les attentes diminue les risques d’égarement en cours de route.
3- Identifier les parties prenantes et la stratégie pour les gérer.
Il est prudent de se creuser les méninges tôt dans le processus et de dresser un registre de tous les joueurs ayant un intérêt dans le projet puis, de jauger leur niveau d’intérêt et de pouvoir orienter le cours de celui-ci. Ceci vous permettra d’établir des stratégies d’approche. Est-il préférable de collaborer avec la partie en question ou bien est-ce qu’une stratégie de communication serait plus appropriée? L’identification des parties prenantes est une démarche fondamentale de gestion du risque.
4- Planifier des ressources en main-d’œuvre.
Une fois vos parties prenantes identifiées, planifiez adéquatement les ressources internes ou externes pour exécuter le projet. Cela est trop souvent négligé, et malheureusement, un manque de ressources mène souvent à des retards ou bien à des objectifs partiellement accomplis.
Évaluez et anticiper vos besoins en main-d’œuvre. Il est important de déterminer les types et les quantités de talents nécessaires pour le projet, en tenant compte de l’ensemble du processus de production, de la maintenance, de la logistique et des services de support. Si les ressources humaines sont rares, il peut être nécessaire de trouver des alternatives telles que l’optimisation des processus de travail, la formation de travailleurs non qualifiés, l’externalisation de certaines tâches ou l’automatisation.
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5- Développer un échéancier robuste et prendre en compte les aléas possibles.
Entreprendre un projet d’investissement signifie rencontrer inévitablement des imprévus. Pour y faire face, nous vous conseillons de planifier soigneusement les différentes étapes du projet :
- Établissez des plans d’exécution détaillés afin de prévoir les obstacles potentiels et de se garder une marge de manœuvre pour les étapes où les incertitudes ne peuvent être éliminées.
- Établissez un calendrier de mise en œuvre réaliste en prenant en compte la chronologie, les échéances et le délai des tâches à accomplir, de même que les personnes responsables pour chaque étape.
- Planifiez la gestion des ressources humaines. Il est important d’inclure les étapes de gestion des ressources humaines dès le début du projet, par exemple le recrutement, la formation et le développement professionnel. Cela permettra de prévoir la disponibilité et d’anticiper les besoins.
6- Évaluer les coûts le plus précisément possible en matière et en main-d'œuvre.
Le succès d’un projet d’investissement réside dans la précision que l’on va accorder à sa planification et sa budgétisation. Il est essentiel de prévoir une contingence pour les aléas possibles. Plus précises sont les prévisions budgétaires, plus grandes sont les chances de succès. Assurez-vous de n’oublier aucun coût : acquisition, installation, formation et exploitation. Identifiez vos sources de financement potentiel (prêts bancaires, les investisseurs privés, les subventions gouvernementales, les programmes de financement spéciaux, etc.). Si ce budget est clair et aligné avec votre capacité financière et la portée du projet, la crédibilité de votre démarche ne pourra qu’en être rehaussée.
7- Établir un plan de communication efficace.
Tout au long du déroulement de votre projet, veillez au partage transversal de l’information en bâtissant un plan de communication adapté. C’est une bonne occasion pour aller consulter le registre des parties prenantes établi plus tôt.
- Utilisez une plateforme de communication simple d’utilisation afin d’échanger les informations clés. L’ensemble des collaborateurs ou parties prenantes de première ligne doivent avoir accès à l’information.
- Adaptez vos messages selon le profil et les besoins de vos interlocuteurs.
- Mettez en place des réunions de suivi. Veillez à statuer sur la fréquence et le contenu de ces réunions en amont.
- Offrez une visibilité au projet à l’intérieur de votre organisation afin de maintenir les appuis. Loin des yeux, loin du cœur…
8- Mettre en place un comité de pilotage
Afin d’assurer une gouvernance saine du projet, nous vous conseillons de mettre en place un comité de pilotage. Ce dernier permettra au chargé de projets d’avoir une vision globale des responsabilités de chacun. Ce comité de pilotage peut être créé pour assurer la supervision et la coordination du projet à haut niveau, à l’instar d’un conseil d’administration. Il peut être composé de membres de l’organisation, de consultants externes, d’experts financiers, etc. Durant cette étape, n’oubliez pas d’impliquer dans le processus de prise de décision les parties prenantes telles que l’équipe directement concernée par le projet ainsi que les utilisateurs finaux. Enfin, assurez-vous d’avoir le support de la haute direction.
9- Effectuer la surveillance et le contrôle en temps réel
Une fois le projet lancé, il est essentiel de vous assurer d’avoir les informations en temps réel sur l’avancement et les dépenses du projet. Grâce à cela, vous détecterez le plus rapidement possible les anomalies et serez en mesure de vous ajuster promptement.
Ce suivi vous permettra d’évaluer les résultats du projet par rapport aux indicateurs de performance établis au départ et de bâtir un historique. Cet historique sera une référence utile pour conclure si le projet a atteint ses objectifs et que les investissements ont été rentables.
10- Former votre personnel dans les notions de gestion de projet.
La réussite du projet passe par l’implication et l’investissement de l’ensemble de votre équipe. Pour y parvenir, formez votre personnel dans les notions de base en gestion de projet. Peu importe le profil de vos collaborateurs, une formation en gestion de projet permettra de les conscientiser sur les principaux enjeux qui en découlent et les encouragera à utiliser les bonnes pratiques lorsque la situation se présentera.
Conclusion
En conclusion, réaliser des projets d’investissement est complexe, mais en suivant ces 10 bonnes pratiques vous maximiserez vos chances de succès. Votre réussite réside dans :
- L’alignement avec les priorités de l’organisation et l’identification des objectifs.
- L’identification complète des parties prenantes.
- La planification de vos besoins en ressources, de votre échéancier et de votre budget.
- L’efficacité de votre plan de communication et de votre comité de pilotage.
- La surveillance et le contrôle en temps réel.
- La formation de votre personnel dans les compétences clés telles que la gestion de projet
Retenez qu’une cause majeure d’échec d’un projet d’investissement est que les objectifs de départs ne sont pas clairs. Gardez des objectifs précis et à jour et ne les perdez pas de vue en assurant un suivi de ces derniers tout au long du projet.
Merkur peut vous accompagner lors de toutes les étapes de votre projet d’investissement : de l’analyse des besoins, à la définition des objectifs en passant par la réalisation du projet. Nous vous aidons à implanter de bonnes pratiques et faire de vos projets des succès. Contactez nos experts.
