Elly Neyret
Ing. PRT chargée de projet d’ingénierie
Sonia Villiard
Chargée de projet mécanique
Vous voulez former vos nouveaux employés plus rapidement ou encore garantir la qualité des tâches effectuées ? Concevoir des instructions de travail efficaces devient donc primordial dans un contexte d’enjeu de main-d’œuvre.
Réel soutien à la production, les instructions de travail de qualité vous permettront d’augmenter votre cadence, améliorer votre efficacité et réduire la non-qualité des produits et ce, malgré la pénurie de travailleurs qualifiés.
Votre point de vigilance consiste à garantir la qualité de vos instructions de travail afin que ces dernières soient bénéfiques pour votre entreprise manufacturière.
Une instruction de qualité fait partie intégrante de la culture d’entreprise, est tenue à jour par un personnel qualifié, s’adapte à son audience, possède un niveau de détails suffisant et s’inscrit dans un processus de diffusion des mises à jour fiable et fonctionnel.
Cependant, comment concevoir ces instructions de travail dites de qualité ?
Nos experts Merkur ont développé une méthodologie dotée de nombreux conseils pratiques pour y parvenir.
Que vous souhaitiez maintenir ou mettre à jour des instructions de travail déjà en place, ou en créer de nouvelles à la suite d’un incident ou d’une nouvelle norme par exemple, suivez ces 4 étapes clés !
Étape 1 : Valider l’équilibrage de votre ligne de production
Que ce soit dans le cadre d’un projet d’implémentation de nouvelles instructions de travail ou dans l’objectif de les améliorer, la première étape va être de s’assurer que chaque poste de travail demande la même charge de travail par opérateur tout au long de la ligne.
Naturellement, dans un projet de mise à jour ou de révision de vos instructions, cette étape vous permettra de vérifier le balancement de vos postes et opérations et de les ajuster au besoin, alors que pour une première mise en place, cette définition demandera une analyse plus approfondie.
Vous commencerez par une étude complète de votre ligne de production dans sa globalité, puis irez dans le détail et analyserez chacun de vos postes de travail en vous posant certaines questions : quel est le takt time du client, quel est le temps de cycle de la ligne, combien de postes de travail sont nécessaires et enfin comment balancer les opérations sur ces différents postes ?
Se poser ces questions vous permettra d’étudier les instructions de travail déployées par type de poste : Combien allez-vous mettre d’instructions par poste ? Quelles instructions allez-vous associer avec quel poste ?
Conseil : Pensez à intégrer les utilisateurs finaux !Impliquer les utilisateurs finaux dès le départ de votre phase d’analyse est primordial.
- Les opérateurs, les superviseurs, les responsables qualité ou animateurs sécurité vous aideront à simplifier et mettre en lumière des points de vigilance que vous n’auriez pas vu.
- Impliquer les bons interlocuteurs vous permettra d’obtenir les dernières informations misent à jour ou récentes liées par exemple à des normes SIREP afin de construire vos instructions de travail.
- Un opérateur impliqué dans l’étude préliminaire de la ligne et des postes de travail que couvrira l’instruction de travail se sentira davantage concerné par cette dernière et cela facilitera la gestion du changement.
Étape 2 : Définir le niveau de détail
Une fois l’analyse globale de votre outil de production réalisée, la seconde étape vise à définir le niveau de détail souhaité dans votre instruction de travail.
Allez-vous rédiger une instruction générale pour l’ensemble de votre poste de travail couvrant toutes les options d’assemblage et de fabrication, ou privilégier une instruction par type de produit, par opérateur ou par opération?
Adaptez le niveau de détail en fonction de la visée de votre instruction : une instruction servant de support à la formation sur le fonctionnement d’un nouveau modèle sera intentionnellement détaillée. Il en va de même pour des opérations ayant un fort impact sur la qualité et la sécurité du produit ou des opérateurs. Il sera alors primordial d’avoir des instructions précises.
Pour un poste de travail standardisé, une instruction plus généraliste, présentant chaque étape de réalisation sera plus appropriée.
Notez qu’une instruction peut être temporaire, pour accompagner l’introduction d’un nouveau produit, d’un nouveau procédé ou d’un nouvel outil. Une fois la période d’apprentissage relative à cette nouveauté passée, elle devra être archivée afin de ne pas alourdir la documentation du poste de travail.
Étape 3 : Rédiger, approuver et diffuser l’instruction de travail
Maintenant que votre ligne de production est équilibrée et que le niveau de détail de vos instructions est défini, vous êtes en mesure d’entrer dans la phase de rédaction pure.
Gardez bien en tête tout ce que nous avons abordé précédemment, à savoir :
- Conserver un standard
- Inclure les commentaires et restrictions reçus des utilisateurs finaux et les responsables qualité et sécurité
- Respecter le balancement et la précision définis au préalable.
Dans une phase de prototypage, nous vous conseillons de partager vos instructions de travail en mode papier dans un premier temps. Cela permettra aux opérationnels d’y noter toutes les remarques et corrections à y apporter afin de refléter la réalité du plancher.
A la suite de cette étape, passer par une vérification qualité pour valider que le processus décrit respecte les standards requis et enfin il sera temps de compléter votre support standard (qu’il soit papier ou digital)
Conseil : peu importe le rédacteur, votre contenu doit respecter un standard.
Une fois votre première rédaction terminée, ne négligez pas le processus de validation de votre instruction. Ce dernier se décline en plusieurs étapes : vérification, approbation et diffusion. Les équipes opérationnelles, qualité et d’ingénierie produit seront en mesure de s’assurer que l’instruction de travail répond au standard de qualité.
Étape 4 : Assurer la bonne utilisation et le maintien à jour de votre instruction de travail
Enfin, votre instruction de travail est approuvée et validée. Bravo pour cette réussite !
Il faut maintenant vous assurez qu’elle soit appliquée, qu’elle vive et qu’elle soit dans un processus de mise à jour perpétuelle. Une instruction obsolète oubliée dans un coin de votre atelier n’a aucune valeur. Veillez donc à sa bonne utilisation et à son maintien.
Les suggestions des opérateurs de la ligne doivent être remontées. Le retour du plancher permet de se rendre compte si votre instruction a été rédigée avec un niveau de détail trop important ou au contraire si elle est trop légère.
Conseil : Assurez-vous d’être à l’écoute des suggestions et remarques. Il est important de favoriser les remontées du plancher mais il est encore mieux si le service chargé de la documentation y porte de l’attention. Insuffler une communication ouverte au sein de votre entreprise favorise l’écoute des remarques constructives.
La notion de transparence est cruciale dans le processus de diffusion et de communication de votre instruction. En effet, si certaines modifications ne peuvent pas être appliquées, il est important de revenir vers votre équipe afin d’expliquer que cette suggestion a été étudiée mais qu’il n’est pas possible d’y donner suite. Par exemple, elle peut être incompatible avec le degré de qualité ou de sécurité demandé ou imposé.
CONCLUSION
Pour conclure, plusieurs points sont à retenir pour parvenir à concevoir des instructions de travail efficaces :
- La culture d’entreprise est primordiale ainsi qu’une méthodologie et une équipe formée et impliquée.
- Une instruction de travail doit vivre dans le temps.
- L’implication de vos équipes dès le départ permet d’assurer l’investissement des utilisateurs finaux dans le respect et l’application des instructions et favorise la remontée de suggestions.
- Une instruction de travail de qualité repose sur une communication transparente et ouverte.
Vous avez désormais toutes les clés en main pour accroître votre productivité et améliorer la formation de vos nouveaux employés en prenant appui sur des instructions de travail de qualité.
Si vous avez besoin de support, Merkur vous accompagne dans l’analyse de vos besoins, le déploiement d’un processus global d’amélioration continue, dans la définition de méthodes, dans la rédaction et la mise en place de vos instructions de travail, et jusqu’à la formation de vos équipes. Contactez nos experts.
